Un chantier peut sembler rentable jusqu'au jour où l'on fait vraiment les comptes. En construction, les montants sont importants, les paiements arrivent en plusieurs étapes et une partie de l'argent reste retenue pendant des mois. Sans une comptabilité pensée pour ce secteur, il devient difficile de savoir quels contrats vous font gagner de l'argent. Voici les points qui font la différence pour les entrepreneurs et sous-traitants de Terrebonne, de Lanaudière et de la Rive-Nord.
Pourquoi suivre la rentabilité par chantier?
Un état des résultats global vous dit si l'année a été bonne. Il ne vous dit pas quel contrat a rapporté et lequel a coûté de l'argent. Le suivi par projet consiste à rattacher chaque revenu et chaque coût à un chantier précis :
- les matériaux achetés pour ce chantier;
- les heures de vos employés, avec leurs charges sociales;
- les factures des sous-traitants;
- la location d'équipement et les autres frais directs.
En comparant ces coûts réels à votre soumission, vous voyez où les écarts se produisent et vous pouvez ajuster vos prix pour les prochains contrats. La plupart des logiciels comptables permettent ce suivi avec des projets, des catégories ou des classes, à condition de bien coder chaque transaction dès le départ.
Comment comptabiliser les retenues contractuelles?
Dans beaucoup de contrats de construction, le client garde une partie de chaque paiement jusqu'à la fin des travaux ou jusqu'à la fin d'une période de garantie. Cette retenue est un montant qui vous est dû, mais que vous ne recevrez que plus tard.
Comptablement, il est préférable de la suivre dans un compte distinct des comptes clients courants. Vous savez ainsi en tout temps combien d'argent est bloqué, sur quels chantiers, et à quelle date vous pouvez en demander le paiement. Une retenue oubliée, c'est souvent de l'argent qui n'est jamais réclamé.
La retenue a aussi un effet sur les taxes : la TPS et la TVQ sur une retenue deviennent généralement exigibles lorsque la retenue vous est payée ou devient payable, et non au moment de la facture initiale. Votre facturation et vos déclarations doivent en tenir compte.
Que faire des avances et des dépôts?
Un dépôt reçu avant le début des travaux n'est pas encore un revenu gagné. Tant que les travaux correspondants ne sont pas réalisés, il s'agit d'une somme que vous devez au client sous forme de travail à faire. On l'inscrit donc dans un compte de revenus reportés ou d'avances, puis on le transfère aux revenus au fur et à mesure de l'avancement.
Ce traitement évite de gonfler artificiellement vos revenus d'une année et de payer de l'impôt trop tôt. Il permet aussi de voir clairement quelle part de votre encaisse correspond à du travail encore à exécuter.
Comment reconnaître les revenus d'un contrat qui dure plusieurs mois?
Pour un contrat qui chevauche deux exercices financiers, la question est de savoir quelle portion du revenu appartient à chaque année. Selon la nature du contrat et le référentiel comptable utilisé, on peut reconnaître les revenus selon l'avancement des travaux ou à l'achèvement du contrat.
Le choix de la méthode a un effet direct sur vos états financiers, sur votre impôt et sur ce que voient votre banque et votre caution. Il vaut mieux le décider avec votre CPA et l'appliquer de façon constante d'une année à l'autre.
Quelles sont vos obligations envers les sous-traitants?
Si la construction est votre activité principale, vous devez généralement déclarer à l'ARC les paiements versés aux sous-traitants pour des services de construction, au moyen des feuillets et du sommaire T5018. Pour le faire sans stress, il faut avoir en main, pour chaque sous-traitant :
- son nom légal et son adresse;
- son numéro d'entreprise ou son numéro d'assurance sociale, selon le cas;
- le total des paiements versés pour la période.
Demandez ces renseignements avant le premier paiement, et vérifiez aussi le numéro de TPS et de TVQ de chaque sous-traitant : sans numéros valides, vous risquez de vous voir refuser les crédits et remboursements de taxes sur ses factures.
Et la CCQ, la RBQ et la CNESST?
Selon vos activités, d'autres organismes s'ajoutent à la comptabilité courante. Les employeurs assujettis à la Commission de la construction du Québec (CCQ) produisent des rapports mensuels sur les heures travaillées. La Régie du bâtiment du Québec (RBQ) délivre la licence d'entrepreneur, dont le maintien peut exiger des renseignements financiers. La CNESST perçoit des cotisations selon votre masse salariale et votre secteur d'activité.
Ces obligations ne sont pas comptables au sens strict, mais elles reposent sur les mêmes données : des heures et une paie bien suivies par chantier simplifient tout le reste.
Quelles erreurs voit-on le plus souvent?
- Mélanger tous les chantiers dans les mêmes comptes, ce qui rend impossible l'analyse de rentabilité.
- Oublier de facturer ou de réclamer les retenues à la fin des travaux.
- Inscrire les dépôts directement en revenus dès leur réception.
- Payer des sous-traitants sans recueillir leurs renseignements, puis courir après en février pour les feuillets T5018.
- Négliger les extras et les avenants : des travaux supplémentaires faits sans bon de changement signé sont souvent difficiles à facturer.
Mettre de l'ordre dans vos chantiers
Une tenue de livres organisée par projet vous donne une vision claire de vos marges, de vos retenues et de vos obligations, et elle facilite vos relations avec votre banque et votre caution.
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